Termijnbewaker voor de burger
Onze termijnbewaker is een uniek onderdeel van onze applicatie die nog niet eerder op de (juridische) markt is gebracht.
De termijnbewaker geeft een duidelijk overzicht van de stand van zaken in uw dossier. Zo kunt u zien in welke fase van de aanvraag u zich in de bevindt, houdt de termijnbewaker automatisch de juiste termijnen aan, ontvangt u een notificatie op het moment dat er iets wijzigt in uw dossier en wordt u gewezen op termijnen die (dreigen) te verlopen.
Hoe werkt het precies?
U kent het vast wel, u vraagt een sociale voorziening (zoals de bijzondere bijstand) aan bij de gemeente. Maar u weet eigenlijk helemaal niet hoeveel tijd dit precies in beslag gaat nemen. Wanneer u dit googled ziet u vele advocatenkantoren aan die zich aanbieden om u te begeleiden. Maar dit moet toch goedkoper kunnen? En overzichtelijker?
Dit was dan ook precies de gedachte achter Civilitas, waarmee onze termijnbewaker is geboren. De termijnbewaker geeft u een makkelijk te begrijpen en overzichtelijk overzicht van uw aanvraag. Zo kunt u zien of de gemeente uw aanvraag al in behandeling heeft genomen en hoeveel tijd de gemeente nog heeft om een beslissing te maken op basis van uw aanvraag. Maar daar houdt het niet op.
Indien u het niet eens bent met de beslissing bieden wij u een mogelijkheid om via Civilitas bezwaar in te dienen. Dit klinkt wellicht lastig, maar dat valt reuze mee. U kunt namelijk gebruik maken van onze formats (lees: voorbeelden). Deze kunt u verder invullen en aanpassen op uw persoonlijke omstandigheden. The perfect fit for everyone.
Wat kunnen wij voor u betekenen als de gemeente niet op tijd beslist?
Indien de gemeente niet op tijd beslist, helpen wij u bij het ingebreke stellen van de gemeente. Een ingebrekestelling is een brief waarin wij de gemeente sommeren om alsnog aan haar verplichtingen te voldoen. Indien dit niet tijdig gebeurt, zijn zij een vergoeding verschuldigd. Let wel, de gemeente is niet in alle gevallen een vergoeding verschuldigd. Indien u hier vragen over heeft, schroom dan niet om contact met ons op te nemen.
Met een vergoeding bedoelen wij een 'dwangsom'. Dit is een vergoeding die de gemeente is verschuldigd wanneer zij, in bepaalde gevallen, niet tijdig beslissen op uw aanvraag nadat zij gesommeerd zijn -middels een ingebrekestelling- om alsnog aan haar verplichtingen te voldoen.
Lees meer over de dwangsommen op onze pagina 'Dwangsommen'.
Termijnbewaker voor de gemeente
De termijnbewaker is een tool waarvan u als gemeente had gehoopt dat het al jaren eerder was ontdekt en op de markt was gebracht.
De digitalisering brengt voordelen, maar ook nadelen, met zich mee. De aanvragen zijn makkelijker, dit kost namelijk al jaren geen 'manuren' meer. Maar achter de schermen kost het toch meer tijd dan gedacht. Gezien men nu te pas en te onpas aanvragen in kan dienen worden de gemeenten overvraagd. Er zijn te weinig subsidies om meer ambtenaren aan te nemen, maar te weinig ambtenaren om de hoeveelheid weg te werken. Als gevolg daarvan loopt de gemeente een achterstand op en is de gemeente dwangsommen verschuldigd. Wederom meer geld die wegvloeit zonder dat de gemeenten daar genot van hebben.
Wat als dat kan wijzigen? Wat als er meer overheidsgeld beschikbaar zou zijn voor de gemeente zelf? Voor de ambtenaren? Civilitas wil hierbij helpen.
Hoe kan de termijnbewaker hieraan bijdragen?
Gemeenten doen al jaren hun best om de aanvragen makkelijker te maken voor de burger, maar dit is nooit helemaal gelukt. Vaak weet men niet wat het precies is, hoe het precies werkt, welke termijnen er in acht dienen te worden genomen en ga zo maar door. De telefoon staat constant roodgloeiend en de ambtenaren komen niet aan hun werk toe.
Met onze termijnbewaker is dit voorbij. De burger heeft eindelijk het overzicht dat zij al zolang wensen. Ze weten wat er wordt verwacht, ze worden op de hoogte gehouden van de termijnen en dienen meer overzichtelijke stukken in. De burger wordt zeker van zichzelf en heeft geen constante (telefonische) bevestiging van de gemeente nodig.
Op welke manier kan de gemeente met de termijnbewaker werken?
Ondanks dat Civilitas wordt aangeboden voor de burger als voor de gemeenten, werkt het toch anders.
De burger ziet een 'website' zoals wij dat bijvoorbeeld gewend zijn bij de belastingdienst. Echter ziet de gemeente een applicatie zoals men dat gewend is bij de rechtspraak. Hiermee wordt bedoeld een applicatie waar dossiers in kunnen worden bijgehouden, waarin men de aanvragen ziet binnen komen, de bezwaren ziet binnen komen, maar ook de termijnbewaker.
De functie van de termijnbewaker in deze applicatie is het dat hij niet enkel de termijnen registreert en in de gaten houdt maar ook herinneringen voor dossiers kan sturen. Zo kan men instellen hoeveel dagen voorafgaand aan het aflopen van de beslistermijn een beslissing dient te worden genomen.
Daarnaast registreert de termijnbewaker elke stap in het dossier. Hetgeen overzicht creëert. De doelstelling van Civilitas voor de gemeente is dan ook dat het op den duur de vertrouwensband tussen de gemeenten en de burgers herstelt en overheidsgeld zal besparen.